Tips voor de organisatie van een succesvolle hackathon

5 februari 2015 Inzichten /

Wie het woord hackathon nog nooit gehoord heeft, kan denken aan een duistere kamer vol super geconcentreerde nerds die het internet onveilig maken. Maar het is eigenlijk een initiatief van bedrijven om innovatie te versnellen, nieuw talent te vinden of aan teambuilding te doen. Wij doen het hier jaarlijks, wil je weten hoe?

Het woord hackathon bestaat uit twee herkenbare delen:

  • Hack: een hoekje afsteken om iets te bereiken, kan je een hack noemen. Denk aan de life hacks die zo populair zijn. Tijdens een hackathon is het de bedoeling om zo snel mogelijk van een idee naar een werkend concept te gaan, desnoods door hoekjes af te steken. Na de hackathon kan je verfijnen, als het concept opportuniteiten biedt.
  • -athon: als in: marathon, want een goede hackathon duurt onafgebroken langer dan 1 dag.

Wat wil je bereiken met de hackathon?

Nog voor je de hackathon begint te plannen, is er een belangrijke vraag: wat wil je ermee bereiken? Innovatie is het meest voor de hand liggende doel. De deelnemers vertrekken van een idee en bouwen op 48 uur een werkend concept waar het bedrijf in de toekomst hopelijk iets mee kan doen.

Het is ook een ideale manier om nieuw talent te ontdekken. Als je externe deelnemers toelaat op de hackathon, trek je profielen aan die echt gepassioneerd zijn. Iemand die bereid is om 48 uur aan één stuk te werken zonder vergoeding, is duidelijk gemotiveerd door het werk zelf. Aan de resultaten kan je dan het niveau van het talent meten.

Tenslotte kan je een hackathon zien als sterke teambuilding. Collega’s gaan volledig op in iets waar ze zelf willen aan werken. Als je de organisatie goed aanpakt, hangt er doorheen je hele bedrijf een sfeer die je in normale omstandigheden moeilijk kan creëren.

Misschien heb je nog een ander doel voor ogen? Het belangrijkste is dat je die vraag stelt voor je eraan begint. Zo kan je een duidelijk kader creëren voor de hackathon. Aan de hand van onderstaande tips geef je het verder vorm.

Maak kennis met SIMO, de 4 onderdelen van een effectieve hackathon

SIMO staat voor:

  • Structureel: materiaal, ruimte …
  • Inhoudelijk: doelstelling, kader, ideeën …
  • Mentaal: motivatie, coaching …
  • Organisatorisch: eten en drank, ontspanningsmogelijkheden …

De structuur bepaalt in grote mate het succes

Als deelnemers tijdens de hackathon nog servers moeten opzetten, dreig je veel tijd te verliezen. Zorg ervoor dat alle structurele elementen op voorhand in orde zijn. Communiceer dit en het verloop van de hackathon ook duidelijk naar de deelnemers zodat ze zich volledig kunnen focussen op hun project.

  1. Maak het langer dan 24 uur
    De nacht die ertussen zit helpt om hechte teams te vormen. Het zorgt ook voor een rustpunt dat de ideeën doet rijpen en verbeteren. De unieke sfeer ’s nachts is onvergetelijk en kan soms voor verrassend interessante en ludieke situaties zorgen. De ideale structuur is: starten om 17h ’s avonds, de nacht door, 1 dag, nog een nacht door en eindigen om 17h op dag 3. 48 uur pure creativiteit.
  2. Goede mix in elk team en iedereen doet mee
    Zorg voor diverse teams. Idealiter heb je minstens deze 3 profielen: developer, designer en een commercieel of conceptueel profiel. Let er bij de start op dat iedereen deelneemt, ook wie nog niet direct een team heeft.
  3. Technisch alles op punt zetten

    Technisch moet alles in orde zijn. Snel en betrouwbare open WiFi, datasets zonder moeite (en liefst met een mooie API) bereikbaar, hardware en gadgets, voldoende stopcontacten … Teams moeten van het eerste uur in staat zijn om in hun project te vliegen.
  4. Zorg voor inspirerende ruimtes
    Liefst met een centraal atrium voor de gezamenlijke presentaties. Daarnaast voorzie je break-out ruimtes voor teams die samen stevig willen doorwerken. Een ontspanningsruimte is ook heel welkom.

De inhoud vormt een kader en laat veel vrijheid toe

  1. Geef een algemeen thema mee
    Een hackathon moet veel vrijheid laten voor de deelnemers, maar suggereer gerust een thema. Verplicht het niet, beloof bijvoorbeeld bonuspunten voor teams die binnen dat thema een project uitwerken.
  2. Verzamel de ideeën vroeg genoeg en inspireer
    Begin een paar weken voordien al met het verzamelen van ideeën, liefst binnen het vooropgestelde thema. Dit verplicht de deelnemers om al na te denken over wat ze gaan doen, zodat ze snel aan de slag kunnen. Geef ook zelf mogelijkheden. Haal voorbeelden uit het buitenland en beschrijf mogelijke toepassingen van bepaalde datasets. Dit zal nieuwe ideeën uitlokken.
  3. Stel datasets op voorhand ter beschikking
    Of toch minstens de structuur en een beschrijving van de inhoud ervan. Zo weten deelnemers voordien al waarmee ze aan de slag kunnen en dit geeft ideeën tijd om te rijpen.
  4. Verzamel ook andere publieke datasets
    De beste ideeën komen uit het combineren van onverwachte datasets. Als je deelnemers verplicht om enkel met sector gerelateerde datasets te werken, zullen de projecten aan bloedarmoede lijden. Verzamel een grote reeks publieke datasets en kauw die voor.
  5. Waak over de vooruitgang van de ideeën

    Je kan rond 10h de eerste ochtend een “toonmoment” inlassen. Elk team doet een elevator pitch voor de groep, nog niet voor de jury. Dit zorgt voor een duidelijkere deadline en focus om het idee af te ronden. Anders blijven sommige teams 48h op het idee kauwen en komen ze niet tot uitvoering.

Al aan de mentale impact van een hackathon gedacht?

48 uur aan één stuk doorwerken kan mentaal belastend zijn. Daardoor kan de motivatie en creativiteit een deuk krijgen. Je kan dit vermijden.

  1.  Inspireer met talks
    Indien mogelijk, organiseer de eerste dag ’s avonds inspirerende talks. Liefst binnen het thema en in de taal van de deelnemers. Deze worden gegeven door niet-deelnemers en kunnen van binnen of van buiten het bedrijf komen.
  2. Wandelende coaches

    Zoek een paar ervaringsdeskundigen, binnen of buiten het bedrijf, die als niet-deelnemer willen rondlopen tijdens de hackathon. Ze gaan regelmatig bij een team langs en coachen op basis van hoe ver dat team gevorderd is. Teams die vastzitten of te lang twijfelen over iets, kunnen daardoor een nieuwe boost krijgen.
  3. Tussentijdse verrassingen werken goed
    Laat tijdens de zomer een ijskar aanrukken. Of tijdens de winter een kraampje met jenever en glühwein.
  4. Ontspanning moet af en toe kunnen
    10 minuten je gedachten verzetten helpt om nadien sneller vooruit te kunnen. Probeer hier en daar wat ontspanningsmogelijkheden te voorzien, zoals een kickertafel, boksbal, pooltafel …
  5. Een inspirerende jury

    Sowieso is er een jury om de eindresultaten te beoordelen. Maak die jury zo inspirerend mogelijk. Bijvoorbeeld een thought leader binnen de sector.
  6. Een motiverende prijs
    Geld en fysieke prijzen motiveren, maar meestal bereik je meer met de belofte dat er nadien ook werkelijk iets gedaan wordt met het project en dat je het team erbij zal betrekken.

Algemene organisatie uitwerken en duidelijk communiceren

  1. Geef voordien duidelijke doelstellingen en criteria mee

    Bijvoorbeeld: “Op vrijdag om 17h verwachten we een presentatie van 10 minuten met een werkend prototype”. Hier bij Wijs werkt het telkens goed om een 5-tal criteria mee te geven waarop de projecten beoordeeld worden: innovativiteit, commerciële haalbaarheid, kwaliteit van de afwerking, rendabiliteit, sluit wel of niet aan bij het thema …
  2. Desondanks: er zijn géén regels
    Hoewel je een kader moet creëren, blijft absolute vrijheid heel belangrijk. Die vrijheid is de essentie van een hackathon: mensen laten zwoegen en ploeteren op een project dat hen inspireert en waar ze anders niet de kans voor krijgen. Iedereen kiest zelf waaraan hij werkt, met wie, wanneer, waar, hoe …
  3. Communicatiecampagne op voorhand
    Het vraagt een actieve inspanning om de juiste profielen aan te trekken. De communicatie voordien helpt ook om tijdens de hackathon aandacht te krijgen en nadien de projecten te presenteren naar de buitenwereld.
  4. Social media tijdens de hackathon

    Zorg voor iemand die content (tekst, video, foto’s) vastlegt en deelt tijdens het evenement. Ook nadien laat je alles verder leven. Probeer op een authentieke manier zoveel mogelijk aandacht te trekken naar het intitiatief.
  5. Houd het energieniveau op pijl

    Denk eraan dat je deelnemers moeten eten. Laat ze niet teveel weggaan uit de sfeer door ergens zelf eten te gaan halen. Voorzie bijvoorbeeld comfort food dat 24/24 beschikbaar is, zoals pizza’s, een buffet …

Profiteer van onze ervaring

Wijs is ondertussen niet meer aan haar proefstuk toe, wat betreft het organiseren van een hackathon. Zowel voor onszelf als voor klanten hebben we al redelijk wat ervaring. Neem contact op en profiteer mee van onze ervaring. Een hackathon is een budgetvriendelijke manier om met een origineel initiatief te innoveren, te rekruteren en aan teambuilding te doen.

Bart De Waele
CEO & Founder

Lees meer

Nieuwsbrief

Doe zoals meer dan 1700 marketing en design experts en ontvang maandelijks onze nieuwsbrief vol inzichten, tips en verrassende nieuwigheden.