Efficiënt werken met de bedrijfsapplicatie van Vormingsfonds Dienstencheques

Een slimme organisatie kent zichzelf, en weet waar knelpunten in de processen zitten. Die slimme organisatie gaat ook op zoek naar manieren om de processen te vereenvoudigen en te automatiseren. Ze geeft haar werknemers de kans om dankzij die extra tijd aan taken te werken die hen voldoening geven. We werkten samen met het Vormingsfonds dienstencheques een bedrijfsapplicatie uit, helemaal op maat van de organisatie. We helpen het Vormingsfonds veel manuren uit te sparen.

Vormingsfonds, 2014-2015

We stonden in voor Development

Wat doet het?

Vormingsfonds dienstencheques bouwt een opleidingsaanbod uit voor werknemers in de sector dienstencheques, en staat sinds kort in voor gedeeltelijke terugbetaling van opleidingen voor nieuwe werknemers.

Een complex proces, met veel actoren verspreid over heel België, veel documenten, massa’s e-mails, honderden calculaties en nacalculaties.

De applicatie die wij bouwden zorgt voor een administratieve verlichting, automatisatie van berekeningen en centralisatie van gegevens.

Dienstencheque ondernemingen sturen vanaf nu digitaal hun opleidingsplannen door. Afhankelijk van het type onderneming, wordt de juiste goedkeuringsflow gestart en sociale partners betrokken. Ondernemingen met een goedgekeurd opleidingsplan, kunnen online de opleidingen ingeven die zij voor hun werknemers organiseren. Eens een opleiding goedgekeurd is, start de uitbetaling. Een handig rapport geeft elk bedrijf een helder overzicht van wat terugbetaald wordt of werd. En daar draait het uiteindelijk om.

Omdat een beeld zoveel meer zegt dan duizend woorden, bekijk het filmpje.

Het platform is een absoluut succes.

Op slechts 4 weken tijd kunnen we de volgende cijfers voorleggen:

  • 340 geregistreerde bedrijven
  • 4300 opleidingen waarvoor een terugbetaling werd aangevraagd
  • voor een totaal van 9000 opleidingsuren

Al deze aanvragen manueel, via e-mail en formulieren opvolgen en berekenen, zou onbegonnen werk zijn. Dankzij het platform kunnen de medewerkers van het Vormingsfonds deze nieuwe taak opnemen in hun bestaande takenpakket.

Hoe bouw je een custom bedrijfsapplicatie?

Leer je klant kennen, werk samen, denk mee, denk vooruit, communiceer helder. We kunnen het niet genoeg herhalen: betrek je klant in elke stap van het proces. Het proces.

We starten met een uitgebreide kick off, en tekenen samen met de klant een proces uit. Met een prachtige muur aan post-itjes als resultaat gaan onze informatie-architecten en developers aan de slag, om een waterdicht proces uit te denken.

Een custom bedrijfsapplicatie kan je enkel bouwen als je goed luistert naar je klant. Zeker als ook je klant de uitkomst nog niet perfect kent. En luisteren deden we, op elk moment.

Dergelijk project vraagt om een scrum-based aanpak, met nauwe samenwerking tussen analisten, designers en developers. Tijdens de ontwikkeling organiseerden we op regelmatige tijdstippen demo's en hadden leerzame discussies met de klant, waardoor beide partijen een goed beeld kregen van inhoud en resultaat.

Deze aanpak laat ons toe om snel te kunnen bijsturen waar nodig, en snel in te spelen op nieuwe wensen van de klant.

Kwaliteitsgarantie

Een applicatie die zorgt voor berekeningen en terugbetalingen, moet door en door getest worden. We're talking money here ...

Wij testen altijd dubbel: developers en designers testen het eigen werk, de product owner zorgt voor een kwaliteitscontrole. Daarnaast lieten we een apart test-team los op de applicatie, die het werk met een frisse blik bekeek en de uithoeken van het systeem opzocht.

Daarnaast organiseerden we 2 testdagen, waarop de klant én een eindgebruiker van het systeem ter plaatse kwamen testen. 2 intensieve, maar fijne dagen.

We kozen voor een soft launch om het platform te laten testen door een beperkt aantal intensieve gebruikers. Na 2 weken succesvol gebruik en constant monitoren, werd het platform publiek gemaakt.

User experience en bedrijfsapplicaties

Applicaties vereisen een aparte benadering van usability. Schermen worden uitgepuurd en in handelingen logisch georganiseerd. Design ondersteunt de usability door middel van een helder en functioneel design.

Zo hebben we het goedkeuringsproces grondig onder handen genomen, zodat controle van documenten en goedkeuring uiterst efficiënt verlopen, zonder overbodig klikken of wisselen van schermen.

Via een dashboard weet elke gebruiker welke acties van hem verwacht worden.

Daarnaast bouwden we handige features in voor de admins van het Vormingsfonds, zodat zij de applicatie zo veel mogelijk zelf kunnen beheren.

Rapportering

Elk bedrijf wenst glasheldere rapportage, die steeds consulteerbaar is wanneer nodig.

De applicatie voorziet daarin op 2 manieren:

  • Een mooi gestijld rapport met de meest belangrijke kenmerken
  • Mogelijkheid om alle data, al dan niet gefilterd, te exporteren als csv. Zo kan iedereen rapporten op eigen maat samenstellen.

Support en Opvolging

Een applicatie leeft en verandert. Het lanceren van een applicatie is niet het einde van het proces. Bij Wijs staan we er op dat we steeds bereikbaar zijn en blijven voor vragen en aanpassingen.

Ons Service Team kent het platform door en door, en staat in nauw contact met de klant. Zij zorgen voor rapportering, beantwoorden allerhande vragen en voeren aanpassingen uiterst efficiënt uit. En dat alles met een grote glimlach. Vree wijs, zeggen wij dan.

Laatste nieuwe pareltjes